“合法外衣”为子公司保驾护航

“合法外衣”为子公司保驾护航

近期代理一起劳动纠纷的案子，用人单位在举证劳动者违反公司的规章制度时直接提交的母公司的规章制度，导致庭审时异常被动，胜诉的案件面临败诉的风险。因此笔者在这里详细解说“子公司如何合法使用母公司规章制度”问题。

如今许多全资子公司，或者控股子公司，甚至参股子公司没有自己公司的规章制度，而是使用母公司的规章制度管理公司，但因母公司和子公司在法律上是独立的法人实体，子公司直接套用母公司的制度存在法律风险和管理风险，所以子公司使用母公司的规章制度，绝不是简单地“拿来就用”，而需要一个合法化、本地化、规范化的转化过程。

母公司的规章制度是根据其自身情况制定的，其约束对象是母公司的员工。子公司作为独立法人，必须拥有自己的规章制度。因此，正确做法是：将母公司的制度作为蓝本，通过子公司的内部决策程序，转化为子公司自己的制度。

正确“转化”流程如下：

一、本地化修改 

 子公司管理层（或HR、法务部门）需要与母公司对应部门沟通，对母公司的制度进行详细审查和修改：

首先需要进行法律合规性审查，确保制度内容符合子公司注册地、经营地的地方法律法规（尤其是《劳动合同法》、地方性劳动条例、社保政策等）。这可能与母公司所在地的规定不同。

其次，需要进行主体替换：将制度中所有的“本公司”“集团公司”等表述，统一修改为子公司的正式全称。

再次，需要进行权限适配修改：调整审批权限、流程和职级。例如，母公司规定“总监审批”，但子公司可能没有总监职位，需要修改为子公司对应的职级（如“部门经理”）。

最后需要对规章制度的内容进行适配修改。根据子公司的业务特点、规模和组织架构进行增减。例如，母公司有些制度子公司可能不适用，可以暂不采纳或修改为适合子公司的制度。

二、履行民主程序 

依据我国劳动法律规定，制定或修改涉及员工切身利益的规章制度（如考勤、休假、薪酬、绩效、纪律等）必须履行民主程序，否则该制度对员工没有约束力。

 公司的新的规章制度需要经过职工代表大会或全体职工讨论。将修改后的制度草案提交给子公司的职工代表大会（如有）或全体职工讨论，提出方案和意见。

 特别注意对公司的心得规章制度制定及修改履行的民主程序需要保留证据。务必保留好整个民主过程的证据，如会议通知、签到表、会议记录、意见反馈表等。这是未来发生劳动纠纷时，法院认可制度效力的关键。

三、审批与发布 

制定或者修改后的规章制度完成民主程序评定后， 需要经过子公司的内部权力机构审批。

1. 根据子公司章程的规定，通常由子公司总经理办公会或董事会审议批准。

2. 以子公司的名义正式发布红头文件或公告，并注明生效日期。

3. 制度汇编：将各项制度汇编成《员工手册》或电子制度库。

四、公示与培训

公司所有的规章制度必须让全体员工知晓才能生效。

1.公示方法：公司规章制度公示的方法一般有以下几种：在公司内部公告栏张贴；通过公司内部OA系统、邮箱发布；组织专题培训会，并做好签到记录； 将《员工手册》发放给员工，并让员工签收《签收确认函》。

2. 培训宣贯：对新员工和在职员工进行定期培训，确保员工理解制度内容，特别是行为规范、奖惩条例等关键条款，培训需要做好培训内容的记录及员工到会签字。

 在实际操作中，将母公司的规章制度等合法化、本地化、规范化的转化通常有以下几种模式：

 一、直接引用模式。 在子公司的制度中写明“某类事项参照母公司《XX管理制度》执行”。此种模式简单快捷，可以和母公司保持高度统一。 缺点是法律风险高，一旦发生争议，该引用可能被认定为无效。

二、翻版模式。将母公司的规章制度等完全复制，但通过上述“四步法”进行主体替换和本地化修改，以子公司名义发布。此种模式合法合规，约束力强，同时保持了与母公司的一致性。缺点是流程稍复杂，需要投入人力进行修改和履行程序。

三、授权模式。母公司通过股东会或董事会决议，授权子公司使用其某项制度，但仍建议子公司最好进行本地化转化和发布。此模式体现了母公司的意志，有一定的合法性基础。但是授权并不能完全免除子公司的民主公示程序，风险依然存在。

子公司将母公司的规章制度等进行合法化、本地化、规范化的转化是必要的，切忌直接“拿来使用”。未经任何程序就直接要求子公司员工遵守母公司的制度，在劳动仲裁或诉讼中，几乎都会被认定为无效。尤其是涉及到员工利益的核心制度，比如对于员工手册、奖惩条例、绩效考核办法等直接关系员工切身利益的制度，必须严格履行民主和公示程序。  

总之，子公司使用母公司规章制度的正确姿势是“借鉴内容，独立发布”，即吸收其管理精髓，但必须穿上子公司自己的“合法外衣”，并完成所有必要的法律程序。