如何作出合法、有效的公司决议？

前言

不同于90年代、21世纪初，以家族企业形式成立的公司，公司内部常见以一言堂的形式作出股东会会议、董事会决议。随着高科技的发展、资本的涌入、技术入股等多种出资方式的出现，现代公司内部权力斗争愈演愈烈，由此也导致公司决议纠纷的数量愈发增加。尤其是在现代公司制度所有权与经营权分离的模式下，当经营权人经营不善时，由于所有权人在合理期限内未取得相应回报，常见所有权人会介入干预公司经营。争斗过程中，公司内部当事人之间为取得利益、取得控制权，常见采用股东会决议、董事会决议的方式，使自己的行为合法化。此时，另一方往往对决议的效力提出质疑，由此导致公司决议纠纷的出现。

备注：

本文所称公司均指“有限责任公司”。确需提及股份有限公司时，笔者会特别注明。

法理基础

从公司法的规定来看，一份合法、有效的股东会决议、董事会决议需要同时具备程序要件和实体要件。其核心目的在于以法律强制性规定为原则、在尊重公司内部意思自治的基础上，规范公司的内部治理。具体而言：

1、程序要件

公司法及其司法解释对股东会会议、董事会会议召开有着严格的程序性要求，具体体现在提议者、召集者、通知时间、通知内容等方面。而其法理基础正是基于现代公司制度中的分权制衡、有效治理。其目的正是保证股东会、董事会会议议题是在经过股东、董事充足、审慎的独立思考、充分讨论后作出的决策。

2、实体要件

实体要件主要体现在内容的合法性、表决比例的合法性上。不同于同股同权制的股份有限公司，我国公司法对于以人合性为主的有限责任公司，采取以资本简单多数决、绝对多数决为原则，在尊重公司股东意思自治的基础上进行实体表决。

正文

一、公司决议分类

1、以公司决议类别为标准，对公司决议纠纷中的决议类别进行分类，可以分为股东会决议纠纷和董事会决议纠纷两大类。根据我国公司法规定，股东会是公司的权力机构。一般情况下，若非公司章程有特别规定，现实中中国大陆的股东会往往可以决定企业的一切事务。因此，相较于董事会决议，股东会决议是公司决议纠纷中更高频的决议纠纷类别。

2、以阻却事由为标准，对公司决议纠纷进行分类，可以分为公司决议无效、可撤销、不成立三种诉的类别。

本文，笔者将以上述分类标准为出发点，与大家探讨如何作出合法、有效的股东会决议、董事会决议。

二、合法、有效的股东会决议

根据《公司法》第39条规定，有限责任公司的股东会会议分为定期会议和临时会议两种。定期会议是指按照公司章程按时召开的会议。从实务案例来看，就股东会决议的争议往往集中在临时股东会决议。结合公司法及司法解释规定而言，考量一次临时股东会决议的合法性、有效性往往需要从三方面进行分析，分别是召开程序、表决方式、决议内容。

（一）召开程序

关于召开程序，一般需要从提议者、召集者、通知时间、通知内容四个角度予以考量。

1、提议人

根据《公司法》第39条规定，下列三种人员均可以提议召开临时股东会会议：（1）代表十分之一以上表决权的股东；（2）三分之一以上的董事；（3）监事会或者不设监事会的公司的监事。

2、召集人、主持人

（1）设立董事会的公司

按以下顺序认定召集人：a、董事会召集、董事长主持；b、董事会召集、副董事长主持；c、董事会召集、半数以上董事共同推举一名董事主持；d、监事会或监事召集；e、代表十分之一以上表决权的股东自行召集和主持。

（2）仅设一名执行董事的公司

按以下顺序认定召集人：a、执行董事召集、主持；b、监事会或监事召集、主持；c、代表十分之一以上表决权的股东自行召集和主持。

笔者注意到，在实务中，法院在认定公司决议的成立与否以及效力问题时，召集人并非其核心重点。意即，即便在召集人上面存在瑕疵，但若是参加股东会、董事会的人数齐全的情况下，法院常见以法定召集人无异议而推定法定召集人“授权”实际召集人召开会议。

判例：(2020)粤0306民初43XX4号、(2020)粤03民终23XX4号

3、通知时间

根据《公司法》第41条第1款规定，召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。

从实务案例看，司法裁判中对于公司是否在合理的时间前通知股东还是比较审慎的。经笔者结合法理基础、判例分析，之所以要提前给予股东一定合理期间，其核心目的有两点：1、便于股东安排时间参加股东会；2、保证股东有充足的时间对会议议题进行审慎、独立思考。

判例：(2021)粤03民终6XX8号

4、通知内容

从公司法及司法解释的层面上看，当中并未明确召集召开股东会会议时，需明确通知的内容。但从实务案例来看，一般情况下，通知需明确开会时间、地点、开会方式（电话会议、微信群聊语音通话会议、视频会议、现场会议等）、开会议题等内容。

5、通知对象

根据《公司法》第41条第1款规定，召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。

根据上述条款规定，股东会会议需通知全体股东。在部分案例中，公司以虽未通知部分小股东，但表决比例已足够，因此即便通知小股东也不改变决议结果为由主张决议有效。然而，从实务案例来看，裁判部门并不支持这种说法。其认为，即便未必能改变决议结果，但参与股东会会议、表达意见、参与决议是股东最基本的权利，否则有损小股东的利益。

6、会议形式

在高科技发达的今天，会议形式呈现出多样化，诸如电话会议、微信群聊语音通话会议、视频会议、现场会议等等。但无论是采取何种形式开会，其核心目的在于让股东之间得以充分讨论、表达自己的意见。

（二）表决方式

对于有限责任公司表决权的设置，我国公司法规定，以“资本简单多数决、股东意思自治”为原则，以资本绝对多数决为例外。具体如下：

1、根据《公司法》第42条规定，股东会会议由股东按照出资比例行使表决权；但是，公司章程另有规定的除外。

2、根据《公司法》第43条第2款规定，股东会会议作出修改公司章程、增加或者减少注册资本的决议，以及公司合并、分立、解散或者变更公司形式的决议，必须经代表三分之二以上表决权的股东通过。

由于有限责任公司是以人合性为第一位，因此，在公司章程对表决权另有规定的情况下，一般情况可排除资本多数决的情形。比如，在个案中，小股东为避免作为大股东对公司决策独断专裁，而在公司章程中明确规定重大投资决策项目的表决方式为股东人数多数决。

判例：(2019)粤03民终3XX47号

案情简要：2013年6月28日修订的公司章程规定“公司在今后运营过程中，凡涉及到金额超过50万以上的投资及开支项目，必须经得公司股东人数三分之二以上同意方可进行，50万元以下(含50万元)金额由分管具体工作股东或副经理报总经理批准。”

（三）书面决议

当然，对于有限责任公司而言，股东会决议并不必然需要通过会议方式。根据《公司法》第37条第2款规定，股东以书面形式一致表示同意的，可以不召开股东会会议，直接作出决定，并由全体股东在决定文件上签名、盖章。

而该条款的设置也是基于现代公司制度的所有权与经营权分离情形。在所有权与经营权分离的情况下，有些公司的股东比较多且地域分散，受制于成本与效率，股东会难以经常性召开。为了提高效率和节约成本，对于符合“股东以书面形式一致表示同意的”这一实质要件的事项，不再强调须要召开股东会进行议事和表决即可做出决议。

当然，虽然公司法一直在努力引导公司规范管理，然而实务中的情况却复杂多变，也因此现实中公司召开股东会会议时还是经常出现一些瑕疵。而对于部分瑕疵并不导致实质影响会议决议的，若是一昧以《公司法》第22条规定予以撤销，反倒会对公司经营产生一些不必要的成本、影响公司的正常经营，由此也与立法的初衷相悖。因此，《公司法司法解释（四）》第四条规定，对于会议召集程序或者表决方式仅有轻微瑕疵，对决议未产生实质影响的，人民法院不支持撤销。

三、合法、有效的董事会决议

从法律规定和实务案例的情况看，股东会决议的程序和董事会决议的程序还是有区别的。其原理在于，在所有权和经营权分离的现代公司制度下，股东会是“所有权”的代表，而董事会是“经营权”的代表。基于二者的权限属性不同，因此二者在程序上亦有所区别。

（一）召开程序

不同于股东会决议，公司法及司法解释对于公司董事会决议的召开程序的强制性规定较少。具体而言，《公司法》第47条规定，董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长召集和主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。

（二）表决方式

1、决议方式

董事会决议是否能在不召开会议的情况下，通过书面形式作出？根据《公司法》第37条第2款规定：“股东以书面形式一致表示同意的，可以不召开股东会会议，直接作出决定，并由全体股东在决定文件上签名、盖章。”那么，董事会决议是否能参照该规定，仅通过书面形式、而不召开会议，以此作出董事会决议？在个案中，笔者留意到，深圳中院对此持否定态度。其认为，股东会与董事会不同，在所有权与经营权分离的现代公司制度下，股东会为公司所有权的代表，而董事会则为经营权的代表。按照董事会的职能，董事是公司的高级管理人员，直接参与公司的经营管理，因此董事会会议是保证董事履职的必要前提。由此，限定通过召开会议的形式进行议事和表决作为做出公司决议的程序要件，是规范公司内部治理的重要方式。因为通过召开会议的形式，可以使参会人员在充分发表自身意见并听取他人意见的基础上做出自己的表决意见，这是议事和表决的应有之义。哪怕召开会议进行议事和表决并不能改变表决结果，但召开会议这一程序要件是不可省略的，否则决议就不具备成立的程序正当性。

尤其是对于科技水平高度发达的今天，即便是在距离、时间不对称的情况下，即便董事之间无法通过现场面对面作出决议，也仍可以通过电话会议、微信群聊语音通话会议、视频会议等方式作出决议。

判例：(2020)粤03民终29XX8号

2、表决权设置

不同于以“资本多数决、公司意思自治”为原则的表决权设置，《公司法》第48条第3款规定，董事会决议的表决，实行一人一票。

结语

基于过去公司内部治理的不规范，部分人对合法决议的观念仍不深刻。由此也导致了实践中常见因公司决议瑕疵而被撤销、认定不成立等等情形。同时降低了公司运营效率。因此，尤其是在关键运营期间，如何合法、有效地作出股东会决议、董事会决议，对于公司经营有着至关重要的作用。